Do nhu cầu ký văn bản chứng từ trong công việc hàng ngày càng nhiều, thay vì việc phải ký mỏi tay các chứng từ, đôi khi ký nhiều quá các tài liệu dẫn đến sự sai lệch mẫu chữ ký. Hay những lúc Giám đốc công ty đi công tác xa cần ủy quyền lại cho nhân viên đóng dấu, hoặc bất kỳ nhân viên văn phòng nào cần khắc dấu chữ ký…..khiến cho việc khắc dấu chữ ký trở thành nhu cầu cần thiết trong các công ty, doanh nghiệp. Con dấu giúp giảm thiểu thời gian, đơn giản thủ tục, tiết kiệm chi phí, hạn chế sai sót trong văn bản. Trong bài viết này tư vấn Blue xin chia sẻ những thông tin liên quan đến trình tự khắc dấu công ty như sau:
Hình minh họa
Hồ sơ là bản sao các loại giấy tờ sau đây đối với từng loại cơ quan, tổ chức:
1. Đối với các cơ quan được sử dụng con dấu có hình Quốc huy quy định tại Nghị định số 99/2016/NĐ-CP của Chính phủ thuộc diện làm thủ tục tại Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương: phải có văn bản thành lập, sáp nhập, chia tách đơn vị hành chính các cấp của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
2. Đối với các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp phải có quyết định thành lập và cho phép sử dụng con dấu của cấp có thẩm quyền. Trường hợp trong quyết định thành lập chưa cho phép sử dụng con dấu thì cơ quan quyết định thành lập phải có văn bản cho phép cơ quan, tổ chức đó được sử dụng con dấu.
3. Đối với các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp phải có quyết định hoặc giấy phép thành lập, cho phép sử dụng con dấu và Điều lệ hoạt động được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. Đối với hội hoạt động trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quyết định thành lập là quyết định phê duyệt Điều lệ; các tổ chức hội thuộc hệ thống các tổ chức hội nói trên phải có quyết định thành lập đúng trình tự pháp lý theo Điều lệ của Hội đã được phê duyệt.
Các tổ chức tôn giáo phải có Điều lệ hoặc Hiến chương đã được chấp thuận bằng văn bản của Ban Tôn giáo tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
Tổ chức khoa học phải có Giấy chứng nhận đăng ký khoa học do Sở Khoa học và công nghệ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cấp.
Tạp chí, Nhà xuất bản phải có giấy phép hoạt động do Sở Văn hoá, Thể thao và Du lịch cấp.
Các tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao hoạt động hợp pháp tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, trừ tổ chức kinh tế hoạt động theo Luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam, phải có giấy phép do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp.
4. Các tổ chức kinh tế:
- Đối với tổ chức kinh tế (trừ doanh nghiệp thành lập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và đầu tư của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương theo Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 phải có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động (đối với chi nhánh, văn phòng đại diện).
- Đối với tổ chức kinh tế hoạt động theo Luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam phải có Giấy phép đầu tư, Giấy phép điều chỉnh.
- Đối với tổ chức kinh tế hoạt động theo Luật kinh doanh bảo hiểm phải có Quyết định thành lập và hoạt động hoặc Giấy phép điều chỉnh (đối với chi nhánh, văn phòng đại diện) hoặc Giấy phép đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam (đối với doanh nghiệp bảo hiểm nước ngoài tại Việt Nam) do Bộ Tài chính cấp.
- Đối với doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp thuộc các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội và các đơn vị thành viên của doanh nghiệp này phải có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và Quyết định thành lập của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Đối với chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp thuộc các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, các hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã và các tổ chức kinh tế hoạt động theo Luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam, ngoài các giấy tờ trên, phải có văn bản của Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cho phép đặt trụ sở và hoạt động tại tỉnh, thành phố đó.
Đối với đơn vị trực thuộc doanh nghiệp không được cấp “Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh” phải có quyết định thành lập và cho phép sử dụng con dấu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Thủ tục thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Thành phần hồ sơ thông báo mẫu con dấu doanh nghiệp gồm:
1. Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp (Phụ lục II-8)
2. Tờ khai thông tin người nộp hồ sơ.
3. Mục lục hồ sơ (ghi theo thứ tự trên).
4. Bìa hồ sơ (bằng bìa giấy mỏng hoặc nylon cứng không có chữ sử dụng cho mục đích khác).
Bước 2: Sau khi chuẩn bị xong hồ sơ nêu trên, doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh
Bước 3: Nhận được hồ sơ thông báo về mẫu con dấu, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp và thực hiện đăng tải thông báo của doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và cấp Thông báo về việc đăng tải thông tin mẫu con dấu của doanh nghiệp.
Nếu quý vị còn vướng mắc về trình tự khắc dấu công ty hoặc cần sử dụng dịch vụ khắc dấu uy tín, chuyên nghiệp, chất lượng hãy liên hệ ngay tư vấn Blue để được hỗ trợ tư vấn miễn phí.