Đối với mỗi công ty Doanh nghiệp con dấu đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động của công ty, gần như hoạt động nào của công ty cũng cần đến con dấu từ các giao dịch hợp đồng, chứng từ,… của công ty, đồng hành cùng công ty mang tính chất riêng, định danh riêng của công ty, mang tính chất pháp lý của công ty. Tuy nhiên do nhiều nguyên nhân mà công ty phải đăng ký, thay đổi mẫu con dấu. Trong đó có thể do con dấu dùng nhiều bị mòn, hư hỏng không rõ nên Doanh nghiệp cần phải làm lại con dấu. Hãy cùng tư vấn Blue chúng tôi tìm hiểu về các thủ tục xin cấp lại con dấu theo quy định mới nhất theo nội dung sau đây.
Hình minh họa
Căn cứ pháp lý xử lý khi bị mất con dấu
- Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu
- Nghị định 96/2015/NĐ-CP hướng dẫn luật doanh nghiệp
- Công văn 9720/BKHĐT-ĐKKD ngày 02/11/2015 của bộ kế hoạch đầu tư
Cấp lại con dấu bị mất với các cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu do công an cấp
Bước 1: Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước bị mất con dấu, trong thời hạn 02 ngày kể từ khi phát hiện mất con dấu thì phải thông báo ngay bằng văn bản cho cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và cơ quan Công an xã, phường, thị trấn nơi xảy ra mất con dấu. (khoản 7 điều 24 nghị định 99/2016/NĐ-CP)
Bước 2: Nộp hồ sơ xin cấp lại con dấu tại cơ quan công an quản lý con dấu gồm:
– Văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu, trong đó nêu rõ lý do và có xác nhận của cơ quan quản lý trực tiếp hoặc cơ quan có thẩm quyền;
– Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu được cấp trước đó.
Bước 3: Nộp phạt do làm mất con dấu theo quy định tại điểm d khoản 2 điều 12 nghị định 167/2013/NĐ-CP mức phạt đối với hành vi làm mất con dấu là 5.000.000 đồng.
Sau khi nộp phạt sẽ được giấy giới thiệu của cơ quan công an tới đơn vị khắc dấu và làm dấu mới. Sau 7 ngày đại diện công ty có mặt tại cơ quan công an để nhận dấu và đăng ký mẫu dấu mới.
Hồ sơ cần chuẩn bị:
– Để làm thủ tục này Doanh ghiệp phải có Giấy đề nghị thay đổi con dấu trong đó phải nêu rõ lý do, nguyên nhân vì sao thay đổi, để Phòng đăng kí kinh doanh nắm được lý do vì sao cần thay đổi mẫu con dấu (Ví dụ: Do con dấu bị hư hỏng thì phải nêu rõ lý do trong giấy đề nghị là do con dấu bị hư hỏng), thực hiện đóng mẫu dấu vào giấy đề nghị).
– Giấy đăng kí kinh doanh đối với doanh nghiệp còn đối với cơ quan, tổ chức thì Giấy chứng nhận hoạt động của tổ chức đó.
– Giấy chứng nhận mẫu dấu đã được Sở kế hoạch và Đầu tư hoặc đã được cơ quan công an cấp trước đó để nộp lại. Tuy nhiên trong trường hợp nộp hồ sơ trên cổng thông tin điện tử thì không cần phải nộp lại chỉ cần nộp đầy đủ và hợp lệ trên hệ thống nhằm tối giản hóa hơn về thủ tục hành chính cho các doanh nghiệp.
– Giấy tờ tùy thân của người đến làm thủ tục: Giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người đó. Trường hợp ủy quyền thì phải có Giấy ủy quyền và giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền. Chứng minh nhân dân bản sao công chứng, chứng thực của người ủy quyền.
– Con dấu cũ cần thay đổi để kiểm tra đối với cơ quan nhà nước và với trường hợp doanh nghiệp được cấp bởi cơ quan công an còn đối với doanh nghiệp tự thực hiện việc khắc dấu theo Luật doanh nghiệp 2014 thì không cần vì Doanh nghiệp sẽ phải tự chịu trách nhiệm pháp lý về tính trung thực, hợp pháp, phù hợp với phong tục tập quán con dấu của doanh nghiệp.
Cấp lại con dấu bị mất với doanh nghiệp sử dụng con dấu theo luật doanh nghiệp
Theo luật doanh nghiệp mới thì doanh nghiệp có thể chủ động về con dấu của mình nhưng vẫn phải đáp ứng quy định và phải thông báo với cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Hiện nay chưa có văn bản nào hướng dẫn cụ thể, tuy nhiên vẫn có thể tham khảo hướng dẫn của bộ kế hoạch đầu tư theo công văn 9720/BKHĐT-ĐKKD về việc thông báo mẫu dấu như sau:
Đối với doanh nghiệp sử dụng dấu do cơ quan công an cấp trước đây bị mất đăng ký mẫu dấu: Doanh nghiệp gửi thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh để được đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo quy định tại Điều 34 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP. Trường hợp này, Phòng Đăng ký kinh doanh không yêu cầu doanh nghiệp đóng mẫu con dấu cũ vào Thông báo.
Đối với doanh nghiệp đã sử dụng dấu theo luật mới: Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi mẫu con dấu, trước khi sử dụng mẫu con dấu mới, doanh nghiệp gửi thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh để được đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo quy định. Trường hợp này, Phòng Đăng ký kinh doanh không yêu cầu doanh nghiệp đóng mẫu con dấu cũ vào Thông báo.
Công văn 9720/BKHĐT-ĐKKD ra đời khi chưa có thông tư hướng dẫn về luật doanh nghiệp nên sử dụng mẫu tại công văn 4211/BKHĐT-ĐKKD, hiện nay nếu muốn thông báo mẫu dấu mới do bị mất khách hàng dùng biểu mẫu trong thông tư 20/2015/TT-BKHĐT để áp dụng.
Nếu quý vị cần thêm thông tin gì về con dấu của công ty hãy liên hệ ngay với tư vấn Blue chúng tôi để được tư vấn miễn phí.