Hóa đơn điện tử đã dần trở nên quen thuộc trong thời gian gần đây. Nó được dùng thay thế cho hóa đơn viết tay trong mọi hoàn cảnh, mọi trường hợp bán hàng theo quy định của pháp luật. Hóa đơn điện tử dần có vai trò vô cùng quan trọng đối với bất kỳ một đơn vị kinh doanh nào. Hãy cùng tư vấn Blue chúng tôi tìm hiểu về những điều kiện sử dụng Hóa đơn điện tử ở bài viết dưới đây.
Hình minh họa
Điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử
Bất kỳ một cửa hàng, một công ty hay doanh nghiệp nào khi muốn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Đều phải tuân thủ và thực hiện theo đúng những yêu cầu dưới đây:
– Đơn vị của bạn là cửa hàng, doanh nghiệp đã và đang kê khai thuế điện tử với cơ quan thuế và sử dụng các giao dịch điện tử với các ngân hàng trên toàn quốc.
– Đơn vị đã đăng ký chữ ký số với các công ty dịch vụ theo đúng pháp luật Việt Nam. Nếu không áp dụng và tuân thủ đúng pháp luật, bạn rất dễ gặp phải những rắc rối trong quá trình kinh doanh.
– Đội ngũ thực hiện quá trình quản lý hóa đơn điện tử phải đảm bảo được kỹ năng chuyên môn để đảm bảo thực hiện chính xác việc lập, sử dụng và duy trì hóa đơn điện tử.
– Cơ quan đó phải đảm bảo trang bị đầy đủ các đường truyền tải, cơ sở hạ tầng, kỹ thuật công nghệ phù hợp. Đảm bảo đáp ứng yêu cầu mà việc thực hiện hóa đơn điện tử đề ra.
– Đối với hóa đơn điện tử, việc sao lưu, khôi phục và lưu trữ dữ liệu là các yếu tố vô cùng quan trọng. Vì thế quy trình cần được đảm bảo và thực hiện đúng theo yêu cầu của cơ quan chức năng.
Lợi ích của hóa đơn điện tử so với hóa đơn truyền thống
So với hóa đơn truyền thống, hóa đơn điện tử có rất nhiều tính năng vượt trội hơn hẳn. Chính vì thế, các doanh nghiệp hiện nay luôn có xu hướng cố gắng đăng ký sử dụng dịch vụ này.
Hóa đơn điện tử có rất nhiều lợi ích vượt trội hơn hẳn so với hóa đơn thông thường.
Hóa đơn truyền thống trước đây thường tốn một khoản chi phí không hề nhỏ cho việc in ấn, lưu giữ, gửi kho, vận chuyển,… Tuy nhiên, việc hóa đơn điện tử ra đời, đã xóa bỏ hoàn toàn những khoản chi phí đó. Bạn sẽ không cần phải lo ngại về việc tìm kiếm hồ sơ hàng hóa, hay tìm kiếm một kho lưu văn bản phù hợp nữa.
Thời gian gửi, nhận và lập hóa đơn cũng được rút ngắn đáng kể, chính xác là chỉ sao một vài cú kích chuột. Điều này khiến cho công việc trở nên dễ dàng hơn và cũng dễ kiểm soát hơn so với hóa đơn thông thường.
Ngoài ra, hóa đơn điện tử có tính bảo mật và chính xác vô cùng cao. Mọi thông tin chi tiết về quá trình xuất và nhập hàng, nộp thuế đều được ghi lại một cách chính xác mà không lo bị mờ hay mất hóa đơn.
Những lợi ích của hoá đơn điện tử cho doanh nghiệp
Lợi ích của hóa đơn điện tử là tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp.
+ Xóa bỏ những công đoạn không cần thiết.
+ DN tự thiết kế mẫu và phát hành hóa đơn điện tử.
+ Thủ tục phát hành và đăng ký thực hiện qua Website và Email.
+ Cơ quan Thuế sẽ xử lý và gửi kết quả cho doanh nghiệp ngay trong ngày thông qua Email.
Như vậy, hóa đơn xác thực giúp phát hành hóa đơn nhanh hơn 7 lần so với hóa đơn giấy.
Hóa đơn xác thực sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí.
+ Không cần thiết phải in hóa đơn như hóa đơn giấy.
+ Để gửi cho khách hàng, doanh nghiệp chỉ cần lập hóa đơn, ký điện tử, gửi hóa đơn tới cơ quan Thuế để được cấp mã xác thực sau đó gửi cho khách hàng của mình dưới dạng file điện tử.
Hóa đơn điện tử giúp giảm các thủ tục hành chính.
+ Không cần báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
+ Khi hóa đơn được xác thực thành công, thông tin hóa đơn của DN được lưu trữ và kiểm soát trên hệ thống của tổng cục Thuế.
Lợi ích của hóa đơn điện tử giúp tiết kiếm chi phí và thời gian cho doanh nghiệp
Sử dụng hóa đơn điện tử giúp tăng độ chính xác của thông tin.
+ Lập hóa đơn điện tử, phải sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử xác thực có kết nối với cơ quan Thuế.
+ Trước khi được xác thực bởi tổng cục Thuế, kế toán có thể kiểm tra lại thông tin hóa đơn, thực hiện sửa hóa đơn trên phần mềm nếu có sai sót.
Hóa đơn điện tử chống việc làm giả hóa đơn.
– Sử dụng hóa đơn điện tử giúp tăng mức độ tin cậy của doanh nghiệp.
+ Hóa đơn điện tử có thể chứa các thông tin nhận diện của DN như logo, hình ảnh.
+ Mã số xác thực được cấp bởi tổng cục Thuế sẽ giúp khách hàng của DN dễ dàng tra cứu hóa đơn trên website của Thuế để kiểm tra tính xác thực của hóa đơn.