Trong những năm gần đây, hóa đơn điện tử đang được Nhà nước đẩy mạnh triển khai tại các doanh nghiệp bởi hình thức hóa đơn này được coi là giải pháp tối ưu trong việc chống gian lận thuế, mua bán hóa đơn bất hợp pháp… do vậy khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đảm bảo tính pháp lý, hợp lệ của mỗi hóa đơn nhằm tránh những sai phạm và tổn thất không đáng có. Qua đây tư vấn Blue xin được gửi đến quý vị những quy định về mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ mới nhất 2019 ở nội dung bài viết dưới đây.
Hình minh họa
1. Mẫu hóa đơn điện tử dùng để làm gì?
Mẫu hóa đơn điện tử là một trong những yêu cầu cần thiết phải có khi tổ chức, doanh nghiệp lập hồ sơ thông báo phát hành với Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp.
Cụ thể, hồ sơ cần chuẩn bị để thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng bao gồm:
Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử (theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
Thông báo phát hành hoá đơn điện tử (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
Mẫu hóa đơn điện tử. Thường thì mẫu hóa đơn điện tử sẽ có sẵn trên phần mềm hóa đơn điện tử mà tổ chức, doanh nghiệp sử dụng, do nhà phân phối cung cấp.
2. Quy định về mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ
Mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ khi đáp ứng đầy đủ các nội dung cần phải có theo đúng quy định của pháp luật.
Tại Khoản 3 Điều 3 Thông tư 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định rất rõ về mẫu hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý khi thỏa mãn đồng thời 2 điều kiện:
Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
Các nội dung cần phải có trong mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ cũng đã được quy định trong Thông tư 32/2011/TT-BTC, bao gồm:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn.
- Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
- Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
- Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
- Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị. Trường hợp không có quy định cụ thể giữa người mua và người bán về ngôn ngữ sử dụng trong việc lập hóa đơn điện tử để xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ thì ngôn ngữ được sử dụng trên hóa đơn điện tử (hóa đơn xuất khẩu) là tiếng Anh.
- Trường hợp sử dụng dấu phân cách là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị để ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị thì tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ghi rõ tại Thông báo phát hành hóa đơn điện tử nội dung này.
Lưu ý, những nội dung trong mẫu hóa đơn điện tử đều phải phản ánh đúng tính chất, đặc điểm của ngành nghề kinh doanh, xác định được nội dung hoạt động kinh tế phát sinh, số tiền thu được, xác định được người mua hàng (hoặc người nộp tiền, người thụ hưởng dịch vụ…), người bán hàng (hoặc người cung cấp dịch vụ…), tên hàng hóa dịch vụ – hoặc nội dung thu tiền.
Mọi vấn đề liên quan đến hòa đơn điện tử quý vị hãy liên hệ với công ty tư vấn Blue để được giải thích và tư vấn miễn phí.