Con dấu là vật không thể thiếu của các cơ quan, tổ chức trong suốt quá trình hoạt động. Và có những quy định rất rõ ràng đối với vấn đề này. Văn phòng tư vấn Blue Nghệ An chuyên khắc dấu tại Nghệ an. Xin được chia sẻ với quý vị các thông tin về những quy định về sử dụng con dấu của doanh nghiệp mới nhất, hồ sơ thủ tục xin khắc lại con dấu trong doanh nghiệp như sau.
Nguồn Internet
Hiện nay, Nghị định 58/2001/NĐ-CP đã được thay thế bằng Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu. Việc quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp được đăng ký, hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp và Luật đầu tư mà không chịu sự điều chỉnh chung bởi Nghị định về quản lý con dấu như trước đây. Cụ thể:
1. Số lượng, hình thức, nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp
Theo quy định tại Điều 44 Luật doanh nghiệp 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành, Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, nội dung và số lượng con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện. Cụ thể:
Thẩm quyền quyết định:
Chủ doanh nghiệp tư nhân đối với doanh nghiệp tư nhân, Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh, Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần quyết định số lượng, hình thức, nội dung và mẫu con dấu, việc quản lý và sử dụng con dấu, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác (được quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành tại Điều 12 Nghị định 96/2015/NĐ-CP).
Mẫu con dấu doanh nghiệp:
Mẫu con dấu doanh nghiệp được thể hiện dưới một hình thức cụ thể (hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác). Mỗi doanh nghiệp có một mẫu con dấu thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước.
Nội dung con dấu:
Trong nội dung mẫu con dấu phải có thông tin về mã số doanh nghiệp và tên doanh nghiệp.
Ngoài thông tin nêu trên, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm ngôn ngữ, hình ảnh khác vào nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp. Tuy nhiên việc bổ sung này không được vi phạm các điều cấm được quy định tại Điều 14 Nghị định 96/2015/NĐ-CP. Cụ thể:
** Doanh nghiệp không được sử dụng những hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu sau đây trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu:
– Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
– Hình ảnh, biểu tượng, tên của nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp.
– Từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam.
** Doanh nghiệp chịu trách nhiệm bảo đảm tuân thủ quy định của pháp luật về sở hữu trí tuệ và pháp luật có liên quan khi sử dụng hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu.
2. Điều kiện để sử dụng con dấu
Điều 44 luật doanh nghiệp 2014 và Điều 34 Nghị định 78/2015/NĐ-CP quy định: Trước khi sử dụng, thay đổi, hủy mẫu con dấu, thay đổi số lượng con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện đặt trụ sở để đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nội dung thông báo bao gồm:
– Tên, mã số, địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp hoặc chi nhánh hoặc văn phòng đại diện;
– Số lượng con dấu, mẫu con dấu, thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu
Vì vậy, trước khi sử dụng con dấu, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thông báo cho Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc địa chỉ hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện để đăng tải mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Đối với trường hợp doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp cho doanh nghiệp mà không phải thực hiện thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Trường hợp doanh nghiệp làm thêm con dấu, thay đổi màu mực dấu thì thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.
3. Quy định về quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp
Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty. Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu. Đây là các nội dung được quy định tại khoản 3, khoản 4 Điều 44 Luật doanh nghiệp 2014.
Như vậy, doanh nghiệp có toàn quyền quyết định về việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu của mình theo nội dung ghi nhận trong Điều lệ công ty. Doanh nghiệp chỉ bị hạn chế quyền quyết định trong trường hợp pháp luật yêu cầu phải sử dụng con dấu.
Khi giao dịch với đối tác, việc có sử dụng hay không sử dụng con dấu trên văn bản, giấy tờ do Điều lệ của Công ty quy định và do sự thỏa thuận giữa doanh nghiệp và đối tác.
4. Trình tự thủ tục xin cấp lại con dấu
– Khi bị mất con dấu, doanh nghiệp phải báo với Công an xã, phường nơi xảy ra mất dấu và cơ quan chủ quản, đồng thời phải báo cáo bằng văn bản và nộp “giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu” cho cơ quan CA đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
– Để được cấp lại, doanh nghiệp phải có văn bản nêu rõ lý do và đề nghị cơ quan Công an cấp lại con dấu. Văn bản phải được Công an phường, xã nơi xảy ra mất dấu xác nhận.
– Nếu dấu Công ty của bạn do Trung ương cấp phép thì làm thủ tục ở Cục Cảnh sát Quản lý hành chính và trật tự xã hội Bộ Công an, nếu do địa phương cấp phép thì làm thủ tục tại Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính và trật tự xã hội Công an Tỉnh, Thành phố.
– Doanh nghiệp phải tiến hành nộp phạt tại cơ quan công an sau đó thực hiện thủ tục xin khắc lại con dấu.
5. Hồ sơ xin khắc lại do bị mất con dấu công ty gồm có:
– Văn bản trình báo có xác nhận của cơ quan Công an nơi xảy ra mất con dấu.
– Đơn xin cấp lại con dấu.
– Biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần, của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH 2 thành viên về việc mất dấu và thông báo tìm kiếm (Có chữ ký của tất cả các thành viên/cổ đông).
– Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cũ (Bản gốc).
– Giấy chứng nhận ĐKKD (Bản gốc + Bản sao).
6. Thủ tục xin cấp lại giấy chứng nhận mẫu dấu
Trong trường hợp bị mất giấy chứng nhận mẫu dấu
– Có văn bản trình bày, có xác nhận của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp nộp lên cơ quan công an nơi cấp giấy chứng nhận mẫu dấu, nhận quyết định xử phạt.
– Nộp phạt tại kho bạc Nhà nước.
– Nộp biên lai thu tiền phạt tại cơ quan công an.
Trong trường hợp xin cấp lại giấy chứng nhận mẫu dấu do rách, nát
– Có văn bản trình bày, có xác nhận của người đại di theo pháp luật của doanh nghiệp nộp lên cơ quan công an nơi cấp giấy chứng nhận mẫu dấu.
– Trong thời hạn 5 ngày làm việc, cơ quan công an sẽ cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
Văn phòng tư vấn Blue Nghệ An là đơn vị tư vấn cung cấp các dịch vụ pháp lý trong đó có dịch vụ xin khắc lại con dấu. Nếu như bạn muốn biết thêm thông tin chi tiết hay muốn được giải đáp các thắc mắc thì hãy liên hệ với chúng tôi!