Hiện tại cơ quan thuế vẫn khuyến khích các doanh nghiệp mới thành lập và đã sử dụng hết hoá đơn đặt in sử dụng hoá đơn điện tử theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC, theo lộ trình tiến đến hết 2020 toàn bộ doanh nghiệp trong cả nước sẽ sử dụng 100% hoá đơn điện tử giống như chữ ký số . Nghĩa là trong tương lai, hóa đơn điện tử sẽ được bắc buộc sử dụng. Vậy thủ tục đăng ký sử dụng, phát hành hóa đơn điện tử như thế nào? Hãy cùng tư vấn Blue chúng tôi theo dõi nội dung bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về thủ tục phát hành hóa đơn điện tử năm 2019.
Hình minh họa
Cơ sở pháp lý về phát hành hóa đơn điện tử:
- Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
- Thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành, sử dụng hóa đơn điện tử;
Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là một tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, nhận, lưu giữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Điều kiện để doanh nghiệp được làm thủ tục phát hành hóa đơn điện tử:
– Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
– Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;
– Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;
– Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
– Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
– Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
– Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
– Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử
Bước 1: Doanh nghiệp phải ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế thông qua cổng thông tin điện tử, quyết định áp dụng hoá đơn điện tử gồm các nội dung chủ yếu sau:
- Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hoá đơn điện tử.
- Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.
- Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hoá đơn điện tử, phần mềm ứng dụng;
- Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức.
- Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
- Theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
Bước 2: Khởi tạo hóa đơn điện tử
Đây là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn, thiết lập đầy đủ các thông tin của người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, định dạng truyền – nhận và lưu trữ hóa đơn trước khi bán hàng hoá, dịch vụ trên phương tiện điện tử của tổ chức kinh doanh hoặc của các tổ chức cung cấp dịch vụ về hoá đơn điện tử và được lưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên.
Bước 3: Phát hành hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp phải ra Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
Bước 4: Doanh nghiệp ký số vào hóa đơn điện tử mẫu
Bước 5: Gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua đến cơ quan thuế theo đường điển tử
Lưu ý:
Trong quá trình người bán sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán có trách nhiệm thông báo cho người mua về định dạng hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa người bán và người mua:
– Nêu rõ cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử là truyền trực tiếp từ hệ thống của người bán sang hệ thống của người mua; hoặc
– Người bán thông qua hệ thống trung gian của tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để lập hóa đơn và truyền cho người mua.
– Để tiết kiệm thời gian, doanh nghiệp khởi tạo hóa đơn có thể tiến hành làm các loại giấy tờ trên cùng một lúc và nộp cùng một lần cho cơ quan thuế.
Việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử được thực hiện như sau:
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế để sử dụng trước ngày 1/11/2018 thì được tiếp tục sử dụng đến hết ngày 31/10/2020 và thực hiện theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP
Trong thời gian từ ngày 01/11/2018 đến 31/10/2020, trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử có mã nếu cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy thì cơ sở kinh doanh thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế cùng với nộp hồ sơ khai thuế GTGT.
Cơ sở kinh doanh thành lập mới trong thời gian từ ngày 01/11/2018 đến 31/10/2020 được cơ quan thông báo thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử thì thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
Mọi vấn đề thắc mắc quý vị có thể liên hệ trực tiếp đến công ty tư vấn Blue để được giải đáp cũng như tư vấn miến phí.